Ett effektivt möte är inte improviserat, det är förberett

Idag har vi alla accepterat att denna nya verklighet är här för att stanna, och att vi förmodligen inte kommer att delta i de där maraton-mötena ansikte mot ansikte igen. 

Dessutom kommer troligtvis hela kontorslandskap att förändras. Vissa företag, kanske främst mindre företag, kommer antagligen besluta sig för att undkomma utan några kvadratmeter kontorsyta. I synnerhet när det visat sig att distansarbete fungerar likvärdigt – eller till och med bättre. Inte heller kommer uthyrningen av fysiska mötesrum vara lika lukrativt, utan kommer successivt kunna ersättas av digitala mötesrum.

Men allt är inte fördelar. En viktig del av teamkänslan har att göra med den mänskliga närvaron och beröringen som skapas i det fysiska mötet. Vidare, när det finns en förhandlingskomponent i mötet, spelar icke-verbalt språk en mycket viktig roll. Och i virtuella möten är det icke-verbala språket mycket svårupptäckt. I förhållande till detta blir kroppsspråk och manér otydligt, vilket gör det enklare för digitala deltagare att “koppla bort” och känna sig mindre delaktiga.

Fem tips för mer effektiva digitala möten

Andreas Cervenka har gett ut flera böcker och har tidigare jobbat på bland andra Dagens Industri och Svenska Dagbladet. Han får bland annat en fast krönika på temat ekonomi, tech och politik, men kommer att synas och höras i tidningens alla kanaler.

Om du behöver organisera digitala möten, här är fem tips för att göra dem mer effektiva och framgångsrika:

1. Sätt upp mål innan du börjar.

Det är mycket viktigt att du ägnar tid åt att förbereda deltagarna. Denna uppmaning kräver viss reflektion. Utöver dag och tid behöver du inkludera de mål som ska uppnås och de punkter på dagordningen som ska diskuteras, med namnen på de som är ansvariga för att presentera dem. Det är också viktigt att du gör rätt tekniska inställningar för till exempel skärmdelning i förväg. Kom ihåg: Ett effektivt möte är inte improviserat, det är förberett.

2. Var punktlig och visa respekt för andras tid.

Punktlighet är, om möjligt, viktigare i ett digitalt möte än i ett fysiskt. Det största ansvaret i detta avseende vilar på dig som arrangör. Tänk att det som assistent inte finns något mer frustrerande än att vänta framför en skärm som påminner om att mötet börjar när arrangören ansluter. Se till att flytta talpinnen taktiskt för att undvika tidskrävande monologer. 

3. Kalla endast in relevanta personer.

Ett av de vanligaste problemen är att inte ha kallat in rätt personer. Om du missat en nyckelperson kan mötet bli förlamat eftersom “Murphys lag” gör att den personens kunskap är absolut nödvändig. Ännu värre är att kalla in fler människor än nödvändigt. Detta händer många gånger av rädsla för att någon ska känna sig utesluten, men resultatet är att deltagarna istället känner sig frånkopplade från innehållet i mötet, och det orsakar tristess. Det kan därför vara viktigt att regelbundet reflektera över deltagarna i dina olika möten.

4. Uppmuntra till tydliga och koncisa inspel.

Något som ofta glöms bort, och som orsakar brister i förståelsen, är att även om det inte finns något inspel så måste “mute” vara aktiverat. Påminn alla före mötet och, om det behövs, tysta en deltagare om ditt mötesprogram tillåter det. Du som arrangör kan behöva tilldela deltagare ordet, om dynamiken kräver det annars kan man via ett digitalt samarbetsverktyg skapa en turordning. 

5. Avsluta mötet med en sammanfattning.

Sättet på vilket mötet avslutas är lika eller mer relevant än sättet att kalla till det. Det kommer att markera dess framgång. Det är absolut nödvändigt att någon skriver en slutsats, punkt för punkt, med ansvar och deadlines. Idag finns det många samarbetsverktyg som gör att slutsatserna kan både utformas och fastlås på själva mötet, med deltagande av alla. Det är också viktigt att bestämma tid för nästa möte om det behövs.

Slutligen

Om du följer dessa fem steg har du lagt grunden för att mötet ska bli en succé och deltagarna kommer säkert att uppskatta det. Slutligen, glöm aldrig att berömma de som bidragit mest – i arbetet fram till mötet, men också under mötet i sig.