Ett effektivt möte är inte improviserat, det är förberett

På grund av förekomsten av COVID-19, har vi under de senaste två åren tvingats att hålla möten utan att träffas fysiskt. För många har det varit en ny situation, men för de flesta har det inneburit en definitiv konsolidering av en flexibel trend som redan hade startats igång. Det är uppenbart att digitala möten har många fördelar: det sparar restid och kostnader samt ökar flexibiliteten. Men finns det några nackdelar?

Idag har vi alla accepterat att denna nya verklighet är här för att stanna, och att vi förmodligen inte kommer att delta i de där maraton-mötena ansikte mot ansikte igen. 

Dessutom kommer troligtvis hela kontorslandskap att förändras. Vissa företag, kanske främst mindre företag, kommer antagligen besluta sig för att undkomma utan några kvadratmeter kontorsyta. I synnerhet när det visat sig att distansarbete fungerar likvärdigt – eller till och med bättre. Inte heller kommer uthyrningen av fysiska mötesrum vara lika lukrativt, utan kommer successivt kunna ersättas av digitala mötesrum.

Men allt är inte fördelar. En viktig del av teamkänslan har att göra med den mänskliga närvaron och beröringen som skapas i det fysiska mötet. Vidare, när det finns en förhandlingskomponent i mötet, spelar icke-verbalt språk en mycket viktig roll. Och i virtuella möten är det icke-verbala språket mycket svårupptäckt. I förhållande till detta blir kroppsspråk och manér otydligt, vilket gör det enklare för digitala deltagare att “koppla bort” och känna sig mindre delaktiga.

En kortbeskrivning av något som symboliseras på bilden.

Fem tips för mer effektiva digitala möten

Andreas Cervenka har gett ut flera böcker och har tidigare jobbat på bland andra Dagens Industri och Svenska Dagbladet. Han får bland annat en fast krönika på temat ekonomi, tech och politik, men kommer att synas och höras i tidningens alla kanaler.

Om du behöver organisera digitala möten, här är fem tips för att göra dem mer effektiva och framgångsrika:

1. Sätt upp mål innan du börjar.

Det är mycket viktigt att du ägnar tid åt att förbereda deltagarna. Denna uppmaning kräver viss reflektion. Utöver dag och tid behöver du inkludera de mål som ska uppnås och de punkter på dagordningen som ska diskuteras, med namnen på de som är ansvariga för att presentera dem. Det är också viktigt att du gör rätt tekniska inställningar för till exempel skärmdelning i förväg. Kom ihåg: Ett effektivt möte är inte improviserat, det är förberett.

2. Var punktlig och visa respekt för andras tid.

Punktlighet är, om möjligt, viktigare i ett digitalt möte än i ett fysiskt. Det största ansvaret i detta avseende vilar på dig som arrangör. Tänk att det som assistent inte finns något mer frustrerande än att vänta framför en skärm som påminner om att mötet börjar när arrangören ansluter. Se till att flytta talpinnen taktiskt för att undvika tidskrävande monologer. 

3. Kalla endast in relevanta personer.

Ett av de vanligaste problemen är att inte ha kallat in rätt personer. Om du missat en nyckelperson kan mötet bli förlamat eftersom “Murphys lag” gör att den personens kunskap är absolut nödvändig. Ännu värre är att kalla in fler människor än nödvändigt. Detta händer många gånger av rädsla för att någon ska känna sig utesluten, men resultatet är att deltagarna istället känner sig frånkopplade från innehållet i mötet, och det orsakar tristess. Det kan därför vara viktigt att regelbundet reflektera över deltagarna i dina olika möten.

4. Uppmuntra till tydliga och koncisa inspel.

Något som ofta glöms bort, och som orsakar brister i förståelsen, är att även om det inte finns något inspel så måste “mute” vara aktiverat. Påminn alla före mötet och, om det behövs, tysta en deltagare om ditt mötesprogram tillåter det. Du som arrangör kan behöva tilldela deltagare ordet, om dynamiken kräver det annars kan man via ett digitalt samarbetsverktyg skapa en turordning. 

5. Avsluta mötet med en sammanfattning.

Sättet på vilket mötet avslutas är lika eller mer relevant än sättet att kalla till det. Det kommer att markera dess framgång. Det är absolut nödvändigt att någon skriver en slutsats, punkt för punkt, med ansvar och deadlines. Idag finns det många samarbetsverktyg som gör att slutsatserna kan både utformas och fastlås på själva mötet, med deltagande av alla. Det är också viktigt att bestämma tid för nästa möte om det behövs.

Slutligen

Om du följer dessa fem steg har du lagt grunden för att mötet ska bli en succé och deltagarna kommer säkert att uppskatta det. Slutligen, glöm aldrig att berömma de som bidragit mest – i arbetet fram till mötet, men också under mötet i sig.

Kategory
Digitalisering

I samarbete med KNN B2B Sweden

Taggar
Ta reda pä mer https://www.maratongroup.com

Missa inget.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev så håller du koll på företagen i Halland.

    Nyhetsbrevet innehåller artiklar, reportage och erbjudanden från våra samarbetspartners.

    Relaterade artiklar

    Bygg & Fastighet För: Renta Sverige AB
    Spara
    Fyra skäl till varför en app är ett bra management-verktyg i byggbranschen.
    Renta Easy är appen som ska förenkla för byggbranschen att hantera hyra av maskiner och verktyg.
    AV:
    Tina Hjort Svensson

    Vad kostar det att hyra en kompressor? Vilka maskiner har vi inne på projektet?Läs mer

    Digitalisering För: Hallandsaffarer.se
    Spara
    Är mobiltelefonsamtal på flygplan oundvikliga?
    Mobilsamtal på flygplan
    Ska vi aldrig kunna uppleva tystnaden av en ej uppkopplad värld igen? Foto: Alexander Andre, Nick Morales och Owen Spencer
    AV:
    Therése Berglin

    Oroa dig inte – det här potentiellt öronbedövande scenariot är inte verklighet än. MenLäs mer

    Digitalisering För: KNN B2B Sweden
    Spara
    Hur kommer framtidens mässor se ut?
    Kommer alla mässor att vara digitala? Är inte mötet mellan människor den stora delen av en mässa? Foto: Drew Beamer och Jonas Morgner
    AV:
    Therése Berglin

    Mässarrangörer världen över funderar på om det finns en framtid i att fortsätta arrangeraLäs mer

    Digitalisering För: Hallandsaffarer.se
    Spara
    Överdriven skärmtid under covid-19 och mental hälsa
    AV:
    Anna Dovre

    En brist på heltäckande empiriska översikter om skärmtid under covid-19-eran i den nuvarande litteraturenLäs mer

    Närkes Affärer
    Cookies & Data

    För att möjliggöra den ultimata upplevelsen av våra webbplatser använder vi våra egna cookies såväl som tredjeparts för enskilda och återkommande sessioner. Vi använder även cookies för att mäta och analysera statistisk och användardata i syfte att utveckla våra plattformar. Genom att fortsätta använda webbplatsen godkänner du vår cookie policy. För mer information, läs vår cookie policy.

    Denna domän är en del av MARATON GROUP AB